Artikel

5 tips för att driva projekt på distans

Tre veckor har gått sedan Pentia tog beslutet att tillfälligt byta ut lokalerna på Södra Förstadsgatan till hemmakontor utspridda över Lund- och Malmöregionen. Vår projektledare Kajsa delar med sig av sina lärdomar och sina 5 bästa tips för att driva projekt när alla projektmedlemmar jobbar på olika platser.
Hemmakontor Bw
Ett av Pentias tillfälliga hemmakontor

Hur har det gått att arbeta på distans, märker du någon skillnad i samarbetet med era kunder?

Vi har lyckligtvis en bra rutin för att arbeta på distans sedan tidigare, då vi inte bara har kunder i Malmö utan runtom i hela Sverige. Övergången i samarbetet med just våra kunder har därför varit relativt enkel, och vi fortsätter att ha våra dailys, kickoff-möten och utvärderingar över Teams som vanligt.

Hur påverkar det teamkänslan internt?

Det är klart att det märks av att vi inte träffas fysiskt, det är jättetråkigt. Vi gör vårt bästa för att upprätthålla det sociala så gott det går. Varje morgon och eftermiddag har vi ”virtuell kaffemaskins-hangout”, där vi kopplar upp oss med video, tar en kopp kaffe och snackar lite strunt. På fredagar tar vi en stund till att reflektera över veckan som gått, hur det går att arbeta hemifrån och om man har några frågor eller tankar kring situationen just nu.

Vi planerar också att ha vårens speldag digitalt, om det går att lösa med ett escape room återstår att se. Vi på Pentia tycker det är viktigt att ha roligt tillsammans, det gäller såklart också när vi inte kan träffas fysiskt.

"Vi på Pentia tycker det är viktigt att ha roligt tillsammans, det gäller såklart också när vi inte kan träffas fysiskt"

Har du märkt av något positivt med att arbeta på distans?

Något som är positivt är att det krävs mer kommunikation, mer struktur och tydligare förväntningar i det dagliga arbetet – och det är ju alltid positivt! Att arbeta på distans ställer högre krav på kommunikationen i projekt, och det som vanligtvis brukar tas upp i förbifarten vid någons skrivbord sker nu i våra gemensamma kanaler, vilket gör informationen mer tillgänglig för alla och underlättar mitt arbete med uppföljning.

Och mindre positivt?

Det är såklart jättetråkigt att inte träffa kollegor och att tappa en stor del av det sociala sammanhanget. Det finns dessutom mer distraktioner i hemmet än vad det gör på jobbet, vilket kräver mer fokus och att man verkligen planerar sin arbetsdag.

Vilka är dina bästa tips du vill dela med dig av till andra som driver projekt på distans?

  1. Använd digitala samarbetsytor – alltid!
    Om du inte arbetar digitalt än, så är nu ett bra tillfälle att komma igång. Att ha en gemensam yta som till exempel Teams, där du samlar dokument, mötesanteckningar och diskussioner, det är guld värt inte bara för en projektledare, utan det gynnar alla. På så sätt säkerställer du att information inte hamnar på villovägar och glöms bort i någons inkorg, samtidigt som det effektiviserar samarbetet. Detta tips gäller inte bara vid distansarbete – det gäller alltid!

  2. Var uppkopplad och kommunicera mera
    Var tillgänglig för andra genom att alltid vara uppkopplad på exempelvis Teams eller Skype. Se också till att din status är uppdaterad om du är i ett möte eller iväg. Problem som kan lösas med en snabb fråga blir lätt flaskhalsar om vi inte är tillgängliga.

  3. Fortsätt utvärdera arbetet
    Att arbeta på distans innebär en omställning oavsett hur mycket erfarenhet ens verksamhet har av att arbeta digitalt. Därför är det viktigt att fortsätta att utvärdera arbetet och inte avboka retrospectives eller utvärderingar bara för att du inte har tillgång till en whiteboardtavla eller post-its. Du kan antingen använda digitala verktyg för dina övningar (vi har använt Teams), eller ha ett "vanligt" möte. Så länge det finns ett forum där dessa frågor kan diskuteras, kommer det att gynna samarbetet.

  4. Använd videokamera vid möten och samtal
    En stor del av vår kommunikation sker via kroppsspråk och genom våra ansiktsuttryck, vilket också förmedlar attityder och känslor. Det kan därför vara svårare att fånga upp dessa icke-verbala signaler när vi arbetar digitalt. Ett sätt att främja kommunikationen vid distansarbete är därför att alltid använda videokamera vid möten eller telefonsamtal.

  5. Sätt av tid för det sociala
    En nackdel med att arbeta på olika platser är att mycket av det dagliga småpratet som sker vid kaffemaskinen eller under lunchen försvinner, som i sin tur är viktigt för relationsbyggande och trivsel. Sätt upp ett Teams-möte för kafferasten eller varför inte en AW? Skapa ytor där alla kan umgås även utanför formella möten.

Pentia arbetar dagligen med digital verksamhetsutveckling, digital innovation och marketing automation. Har du några frågor kring att optimera distans-arbetet eller vill veta mer? Hör av dig!

Islands Brygge
Kontakta Pentia

Kontakta Pentia

Du kan komma i kontakt med Pentia på många olika sätt. Välkommen att höra av dig till oss!

Kontakta oss